Com o advento da NF-e, muitos dos processos internos das empresas puderam ser automatizados, garantindo maior segurança, integridade das informações e redução de custos operacionais. Softwares passaram a ser essenciais nesses processos.

Os Documentos Fiscais eletrônicos, principalmente a Nota Fiscal eletrônica, proporcionaram a remodelagem de alguns processos dentro das empresas. A gestão de faturamento e recebimento de mercadorias pôde ser medida e melhorada e a interação com clientes e fornecedores pôde ser trabalhada de forma mais dinâmica.

O que é possível fazer agora?

Nota Fiscal eletrônica de Saída

Ao emitir uma NF-e, a empresa pode encaminhar o DANFE e o arquivo XML da Nota eletrônica para o seu cliente por e-mail. Isso permite que na outra ponta o cliente possa verificar se as informações estão corretas e programar com antecedência o recebimento da mercadoria.

Nota Fiscal eletrônica de Entrada Ao receber uma mercadoria e de posse do DANFE, a empresa pode conferir se a NF-e está realmente autorizada na SEFAZ e verificar se o fornecedor encaminhou o arquivo XML da Nota. Com as informações do DANFE a empresa pode efetuar a entrada dos dados em seu sistema de gestão.

Como é possível automatizar esses processos?

Nota Fiscal eletrônica de Saída

Quando a empresa emite a NF-e, além de encaminhar o arquivo ao cliente por e-mail, ela também pode disponibilizar um ambiente web para que o próprio cliente possa acessar o documento eletrônico e proceder com o armazenamento do mesmo, ou fazer sua reimpressão.Para o cliente final este é um recurso interessante, pois durante o mês ele poderá efetuar mais compras e receber mais Notas eletrônicas por e-mail. Ao invés de procurar os arquivos das Notas eletrônicas entre os e-mails recebidos, ele poderá acessar o ambiente web do fornecedor e efetuar o download de todos os arquivos de um determinado período (semana, mês, etc) de uma só vez.

Nota Fiscal eletrônica de Entrada

Ao receber uma mercadoria, o recebedor não precisa efetuar manualmente o processo de conferência da Chave de Acesso da NF-e no site da SEFAZ, nem conferir se o fornecedor encaminhou o arquivo XML. Todo esse processo de recepção e validação da NF-e pode ser feito automaticamente por um Software.De posse do DANFE, a empresa necessita dar a entrada das informações em seu sistema de gestão. Também não há a necessidade de efetuar esse processo de forma manual, digitando as notas uma a uma no sistema de gestão. Há software de gestão de NF-e que integram-se com o ERP, fazendo esse procedimento de forma automática.Com o auxílio desse software de NF-e a empresa automatiza: a recepção e armazenamento dos arquivos XML, a validação deles na Secretaria de Fazenda e a importação das informações das Notas para dentro da base de dados do ERP. Tudo isso com pouco, ou nenhuma, interação manual do faturista/recebedor.

Quais as soluções em software disponíveis?

Há ferramentas no mercado que podem auxiliar as empresas a gerirem melhor seus processos de gestão de documentos eletrônicos fiscais. Alguns dos softwares mais completos do segmento são desenvolvidos pela empresa G2KA Sistemas. A G2KA é especialista em soluções para gestão de NF-e, NFS-e e CT-e e sua atuação comercial abrange todo país.

Nota Fiscal eletrônica de Saída

A empresa que deseja dispor aos seus clientes recursos para que eles possam gerenciar as Notas eletrônicas, poderá utilizar o Portal B2B. Trata-se de uma solução web onde a empresa emissora de NF-e disponibiliza aos seus clientes os arquivos XML através de um site na internet.Cada cliente recebe um usuário e senha e acessa o Portal B2B pelo seu navegador. Ao efetuar o acesso, o cliente destinatário pode visualizar todas as Notas Fiscais eletrônicas que foram emitidas contra ele, em todas as compras efetuadas. Ele também poderá executar ações como o download em lote dos arquivos XML das Notas e a reimpressão do DANFE.

Nota Fiscal eletrônica de Entrada

Para a gestão e integração dos documentos de entrada, a G2KA desenvolveu o Supply B2B.

Ele é uma solução que permite a automatização das Notas Fiscais eletrônicas de entrada, enviadas pelos fornecedores. O software gerencia a recepção, armazenamento, validação do documento eletrônico e faz a entrada das informações dentro do sistema ERP.Com o Supply B2B não é necessário digitar as notas de entrada a partir do DANFE. Ele utiliza as informações presentes no arquivo XML para, de forma automática, gerar a nota de entrada na base de dados do ERP. Esse processo necessita de pouca, ou nenhuma, intervenção humana, reduzindo tempo no processo operacional e eliminando erros de digitação.

Um alerta para as empresas Geralmente as empresas preocupam-se exclusivamente com a emissão da NF-e e acabam adotando soluções mais simples.

Algumas não fazem uma análise do investimento necessário e não avaliam o real Custo X Benefício de uma solução completa.As empresas que apenas emitem NF-e estão atendendo parte da legislação, não ela por completo. A legislação especifica que, o contribuinte emissor de NF-e também está obrigado a armazenar as Notas eletrônicas recebidas e deve cobrar de seus fornecedores o envio delas.Não se trata de apenas atender a legislação. É necessário que as empresas estejam abertas as mudanças. São mudanças como estas que trazem benefícios e permitem a criação de diferenciais competitivos. Também são elas que possibilitam o desenvolvimento e a melhoria nos processos de gestão das empresas.

Fonte:G2KA Sistemas

O maior desafio da Nota Fiscal de Serviços eletrônica (NFS-e) está na adaptação dos Sistemas de Gestão (ERP) aos portais das Prefeituras Municipais. Entretanto, há uma forma rápida de realizar a integração deste processo.

O Projeto do SPED, tendo como precursor principal a NF-e, trouxe uma mudança de paradigma ao Fisco e aos contribuintes brasileiros. Esta evolução vem ocorrendo de forma muito rápida e começa a ganhar maior escala com a NFS-e nos municípios.

A Nota Fiscal de Serviços eletrônica já está fazendo parte da realidade de praticamente 7% dos municípios em todo o Brasil (mais de 370 cidades).

Mas diferentemente da NF-e, a NFS-e apresenta aspectos tecnológicos que trazem maior demanda às equipes de TI das empresas. A falta de um padrão de integração com os sistemas dos contribuintes é uma das principais dificuldades. Mas também há diferenças nas regras de comunicação, Certificação Digital, quantidade de informações e outras características que podem variar de acordo com cada Prefeitura.

Opção para o ERP, mas com custo altoUma das formas de preparar o Sistema de Gestão para a emissão da NFS-e é desenvolvendo a comunicação com o Portal da Prefeitura. Essa não é uma atividade simples. Adequar a integração para uma Prefeitura pode até valer a pena, mas em se tratando de vários municípios, chega a se tornar inviável.

Às vezes, o sentimento (ou feeling) do desenvolvedor é de que esse processo é fácil e rápido, mas é preciso analisar a fundo as todas atividades necessárias.Vou citar algumas seguindo uma sequência de atividades de trabalho.Primeiro devem ser levantadas as cidades onde a empresa possui filial e verificar quais desses municípios possuem a emissão através da NFS-e. No caso de uma empresa de software, é necessário elencar todas as cidades onde a empresa possui clientes e fazer a mesma pesquisa identificando quais possuem NFS-e.Uma vez identificados os municípios, é necessário entender o que é e como funciona a NFS-e em cada uma das cidades.

Deve-se obter junto aos municípios a documentação que explica detalhadamente como desenvolver a integração com o ambiente de recepção dos RPS’s. Depois, é preciso estudar cada documentação disponibilizada. Detalhe: Em geral, cada Prefeitura possui uma forma diferente de integrar.Indo para a programação, é preciso mapear as alterações necessárias e estruturar o ERP para receber tais alterações. Tendo o mapeamento finalizado, é preciso desenvolver (programar) as alterações respeitando as regras de comunicação e validação de cada Prefeitura. Depois de implementar, é preciso testar.Para testar, é necessário solicitar o credenciamento das filiais em cada uma das cidades e iniciar o envio dos arquivos. Conforme os arquivos forem sendo enviados, os ajustes no sistema vão ocorrendo em paralelo. No caso das empresas de software, é preciso identificar os clientes piloto que auxiliaram nos testes e proceder da mesma forma, enviando os arquivos.Por fim, é necessário destinar uma equipe para controlar as mudanças de legislação em cada cidade e a efetuar a respectiva manutenção no sistema de NFS-e.Trabalhoso não?

Opção viável para qualquer empresa, incluindo as desenvolvedoras de ERPA opção mais viável e com menor custo é efetuar a integração com um sistema especialista em NFS-e. O sistema especialista em tem como finalidade permitir a integração facilitada com os municípios. Isso tira do ERP a necessidade de proceder com todas aquelas atividades citadas acima.

Mas o que o ERP precisa fazer? Apenas desenvolver a exportação de um arquivo para o Sistema de NFS-e.

O Sistema de NFS-e funciona como um middleware, gateway ou mensageiro. Ele faz uma "ponte" entre o Sistema de Gestão e o ambiente da Prefeitura, tratando as regras de comunicação de cada município. Neste formato, o ERP precisa apenas criar a comunicação com o emissor de NFS-e, não com o ambiente de cada prefeitura. E, como o modelo de integração com o emissor de NFS-e é único, o ERP tem menor custo de desenvolvimento e manutenção.A empresa desenvolvedora do Software de Gestão de NFS-e é responsável por pesquisar os municípios com nota eletrônica, estudar a documentação, implementar o desenvolvimento da integração, tratar as regras de comunicação, assinatura digital e manter tudo conforme ocorram atualizações. Tudo isso para cada município. Desta forma ela desonera a empresa contribuinte, ou a empresa desenvolvedora de Sistemas de Gestão (ERP), de investimentos em tais atividades. O único investimento por parte delas é desenvolver a integração ERP <-> Emissor NFS-e.

Fonte:G2KA Sistemas

A gestão das Notas eletrônicas de Entrada é algo tão importante quanto a gestão das Notas eletrônicas de Saída.

No processo de emissão as empresas precisam garantir a correta geração do arquivo e autorização da NF-e pela SEFAZ para, posteriormente, poder encaminhar o XML aos clientes por e-mail. Mas como proceder com o processo de recepção das Notas enviadas pelos fornecedores?

É muito importante garantir que esteja tudo certo com o processo de emissão da NF-e. Entretanto, há também que se fazer o processo inverso, colocando-se no lugar de cliente. Assim como a empresa está enviando as Notas eletrônicas para os clientes, outras empresas (fornecedores) estão fazendo o mesmo processo. E assim como é obrigatório armazenar todas as notas enviadas, também é necessário recepcionar e armazenar as Notas eletrônicas recebidas.

PORQUE É IMPORTANTE RECEPCIONAR A NF-E DE ENTRADA?

As informações de entrada são totalmente relevantes para o controle de estoque, financeiro, contábil, produção e demais setores da empresa. Ao receber os arquivos dos fornecedores, é necessário atualizar o sistema interno de gestão com as informações de cada NF-e recebida. Também é uma exigência fiscal recepcionar, armazenar e garantir a validade de todas as Notas eletrônicas recebidas. A empresa precisa saber se a NF-e que está recebendo está realmente validada junto a SEFAZ. Se estiver, é preciso armazenar ela durante o período fiscal.

COMO ERA FEITA A ENTRADA DAS INFORMAÇÕES PARA DENTRO DO ERP?

Antes da NF-e, esse processo era feito manualmente, sendo necessário digitar as informações das Notas para alimentar o sistema de gestão (ERP) com os dados das mercadorias vindas dos fornecedores. Sendo um processo manual, demandava tempo e atenção das pessoas responsáveis por tal atividade. Era um processo muito frágil, pois qualquer descuido, falta de concentração ou erro de digitação poderia gerar informações erradas no estoque, financeiro, contábil, etc...

COMO É FEITA A ENTRADA DA NF-E HOJE?Por incrível que pareça, muitas empresas ainda efetuam o mesmo processo manual. A escrituração é feita através do DANFE, deixando o processo ainda suscetível a erros, assim como era antes da NF-e. O arquivo eletrônico é utilizado apenas para garantir a guarda fiscal e a entrada das informações para o sistema de gestão continua via digitação. Até mesmo a validação do arquivo é feita de forma manual: entrando no Portal da NF-e (ou site da SEFAZ) e consultando a chave de acesso, DANFE a DANFE.

DE QUE FORMA É POSSÍVEL FAZER A AUTOMATIZAÇÃO DA NF-E DE ENTRADA?

É necessário possuir um sistema/software/recurso específico para essa finalidade. Há no mercado soluções que efetuam a recepção e validação dos arquivos XML das Notas eletrônicas. Essas soluções recebem o e-mail com o arquivo anexo, fazem o armazenamento seguro e consultam a chave da NF-e verificando se ela foi autorizada. Com eles, os usuários conseguem acompanhar o status das operações, sem a necessidade de fazê-las manualmente. Também é possível importar as informações do arquivo XML para dentro do sistema de gestão sem a necessidade de digitar manualmente os dados dos DANFEs. Este recurso economiza tempo das pessoas envolvidas, reduz erros de digitação e simplifica o processo.

ESSAS SOLUÇÕES ESTÃO DISPONÍVEIS A TODOS? OU SOMENTE PARA EMPRESAS QUE JÁ EMITEM NF-E?

Depende da solução. A maioria das soluções trata apenas a emissão da NF-e. Há outras que tratam a emissão e a recepção. São poucas aquelas que permitem emitir, receber e ainda transferir as informações das Notas de entrada para o sistema de gestão interno. É possível encontrar no mercado soluções bem distintas e com diferentes recursos. Grande parte das empresas já emite NF-e, então ela precisa emitir e receber. Para aquelas que não emitem, é possível contratar uma solução que faça apenas a parte de recepção. Esse sistema irá receber os arquivos dos fornecedores, validar eles na SEFAZ e ainda permitir a integração com o sistema ERP.

COMO FUNCIONA O CONTROLE DA RECEPÇÃO DAS NOTAS? ONDE ELAS SÃO ARQUIVADAS?

Geralmente essas soluções procedem da seguinte maneira:

i) recepcionam o e-mail enviado pelo fornecedor;
ii) identificam se no e-mail há um arquivo XML anexo;
iii) validam a estrutura do arquivo;
iv) consultam ele na SEFAZ para verificar está autorizado; e
v) armazenam o arquivo em um banco de dados.

Normalmente, o arquivamento é feito em um banco de dados, com uma estrutura própria do sistema emissor/receptor de NF-e. Já o local, fica a critério da empresa decidir se esse banco estará instalado na própria empresa ou em um ambiente externo, como um Datacenter, por exemplo.

COMO FUNCIONA A INTEGRAÇÃO COM O SISTEMA DE GESTÃO?

Os dois sistemas precisam estar em sincronia. A transferência dos dados de um sistema para outro depende de uma integração muito consistente. O sistema de recepção de NF-e faz a recepção, validação, armazenamento e disponibilização das informações. Já o ERP precisa estar preparado para receber as informações disponibilizadas pelo gestor de NF-e.Como a solução de NF-e não conhece a estrutura do sistema ERP, este precisa disponibilizar alguns recursos para que aconteça a comunicação. O sistema de gestão precisa fornecer um recurso/rotina/funcionalidade que permita o gestor de NF-e repassar as informações extraídas dos arquivos XML.

Desta forma, estando os dois se comunicando, o processo que inicia na recepção do arquivo XML pelo gestor de NF-e, e vai até a entrada dos dados no sistema de gestão, é feita de forma automática, sem intervenção humana.

Fonte:G2KA Sistemas
Autor: Maicon Klug

Antes, na época em que os documentos eram apenas em papéis, havia dificuldades como, altos custos para o armazenamento e riscos de extravio.

Agora, este trabalho ficou mais simples, com redução da burocracia e dos custos. No entanto, apenas empresas bem preparadas se beneficiarão dessas mudanças, uma vez que toda a tramitação de documentos fiscais entre as empresas é fiscalizada eletronicamente pelas administrações tributárias em todas as esferas.

A legislação em vigor estabelece, por exemplo, que o receptor da NF-e verifique a legitimidade da mesma, sob pena da co-responsabilidade tributária caso não o faça, entre outras obrigações. Para evitar esse tipo de problema futuro e guardar de forma segura os documentos fiscais eletrônicos, é preciso analisar as necessidades da empresa e buscar alternativas que as atendam.Uma maneira de facilitar esse processo é através do e-Doc, um software que trabalha no recebimento, armazenamento e validação de documentos eletrônicos de forma dinâmica.

Entre os benefícios da utilização desse sistema, destacam-se a recepção automática de todos os documentos fiscais eletrônicos recebidos pela empresa e a validação junto aos órgãos autorizadores (SEFAZ), verificando se o documento recebido está mesmo autorizado. Somente documentos autorizados são considerados válidos e assim, suas informações passam a ser armazenados de forma segura.

Esta guarda está determinada em lei e os contribuintes precisam disponibilizar os arquivos aos clientes compradores ou tomadores de serviços, caso uma auditoria seja necessária.

O e-Doc permite a integração com softwares de Gestão Empresarial (também conhecidos como ERP), disponibilizando informações para que seja feita a entrada no Sistema de Gestão.

O e-Doc facilita a recepção, armazenamento e validação dos documentos, executando os processos sem a intervenção manual de usuários. Esta automatização reduz tempo em atividades operacionais e gera tempo para a tomada de decisões gerenciais.O sistema monitora um endereço de e-mail e verifica a chegada das mensagens. Sempre que for identificado um documento fiscal eletrônico anexo, automaticamente, ele faz o download desse conteúdo e salva os arquivos em um banco de dados. Ele também verifica se algum documento foi cancelado, efetuando novas consultas por um período de até sete dias.

A virtualização dos documentos fiscais eletrônicos certamente diminuiu muitas “dores de cabeça” dos empresários. Porém, se as informações não forem gerenciadas de forma correta, poderão, certamente, criar outras tantas.