Com as datas de obrigatoriedade definidas estão apenas a Nota Fiscal eletrônica (a nível nacional) e a Nota Fiscal de Serviços eletrônica (conforme a legislação de cada município). O Conhecimento de Transporte eletrônico ainda não possui uma obrigatoriedade, mas vários estados já aderiram ao modelo eletrônico e disponibilizam o ambiente para empresas voluntárias a emissão.

Para as empresas que já procedem com a emissão, seja sob obrigatoriedade ou como voluntárias, há regras estabelecidas em lei que regem como os documentos eletrônicos emitidos devem ser disponibilizados aos clientes compradores ou tomadores de serviços.

NOTA FISCAL ELETRÔNICA (NF-E)

O Ajuste SINIEF 8, de Julho de 2010 estabeleceu a obrigatoriedade da disponibilização do arquivo eletrônico (XML) da NF-e ao destinatário (empresa compradora) e ao respectivo transportador contratado logo após a sua autorização de uso pela SEFAZ.

Caput da Cláusula 7ª: "O emitente da NF-e deverá, obrigatoriamente, encaminhar ou disponibilizar download do arquivo da NF-e e seu respectivo Protocolo de Autorização de Uso ao destinatário e ao transportador contratado, imediatamente após o recebimento da autorização de uso da NF-e".

Fonte: www.fazenda.gov.br.

NOTA FISCAL DE SERVIÇOS ELETRÔNICA (NFS-E)

A Nota Fiscal de Serviços eletrônica vem sendo adotada por alguns municípios, cada qual com a sua legislação. Diferentemente da NF-e e do CT-e, não há na NFS-e uma padronização nos layouts de arquivos, estando livre para cada prefeitura implantar o seu modelo.

Dependendo do município, não há uma obrigatoriedade quando a guarda dos documentos eletrônicos emitidos, nem a necessidade de disponibilização do arquivo eletrônico da NFS-e ao tomador do serviço. Nestes casos, é a própria prefeitura que efetua os dois procedimentos.

Entretanto, é uma boa prática das empresas preocupar-se com o armazenamento seguro de uma cópia dos arquivos autorizados e proceder também com o envio dos mesmos aos respectivos tomadores dos serviços prestados.

CONHECIMENTO DE TRANSPORTE ELETRÔNICO (CT-E)

O Ajuste SINIEF 4, de Abril de 2009 estabeleceu a obrigatoriedade da disponibilização do arquivo eletrônico (XML) do CT-e ao tomador do serviço logo após a sua autorização de uso pela SEFAZ.

Caput da Cláusula 8ª: "O emitente do CT-e deverá encaminhar ou disponibilizar download do
arquivo eletrônico do CT-e e seu respectivo Protocolo de Autorização de Uso ao tomador do serviço, observado leiaute e padrões técnicos definidos em Ato COTEPE".

Fonte: www.fazenda.gov.br.

As regras definidas nos Ajustes SINIEF 8 e 4 determinam que tanto o emitente, quanto o destinatário, ou o tomador do serviço, deverão manter os arquivos eletrônicos sob sua guarda e responsabilidade, pelo prazo estabelecido na legislação tributária, mesmo que fora da empresa, devendo ser disponibilizado para a Administração Tributária quando solicitado.

Mesmo recebendo em mãos uma via impressa do DANFE ou DACTE, os mesmos não podem ser armazenados como documento fiscal, ambos não possuem esta finalidade. Eles são meramente instrumento para acompanhar o tráfego da mercadoria, desde sua origem até o seu destino.

Na Nota Fiscal de Serviços eletrônica, o prestador de serviços gera e disponibiliza ao tomador uma via impressa (ou digital) do RPS (Recibo Provisório de Serviços). O prestador de serviços terá um prazo, estabelecido pela legislação municipal, para transferir este RPS para a prefeitura e assim obter o documento da NFS-e. Em paralelo, o tomador poderá utilizar a identificação deste RPS para verificar na prefeitura se a NFS-e foi gerada corretamente.

Como na NFS-e não há a obrigatoriedade da disponibilização dos arquivos eletrônicos, nem um padrão entre os layouts de arquivos, o tomador do serviço deve solicitar aos seus prestadores que tal documento seja devidamente enviado assim que o mesmo for gerado pela prefeitura. Esta é uma atividade a ser desenvolvida individualmente pelo tomador com cada prestador.

De maneira simplificada, o processo de recepção dos documentos eletrônicos acontece da seguinte forma:

1. A empresa destinatária ou tomadora do serviço recebe em um endereço de e-mail o arquivo eletrônico Autorizado pela SEFAZ (NF-e ou CT-e) ou gerado pela Prefeitura (NFS-e);

2. A empresa efetua o armazenamento seguro deste documento;

3. A empresa faz uma consulta junto ao órgão autorizador (SEFAZ origem) ou gerador (Prefeitura) para identificar a autenticidade/validade do documento recebido;

4. A empresa utiliza as informações do documento recebido para dar entrada de tais dados em seu(s) sistema(s) de gestão.

Geralmente, os passos 3 e 4 são feitos manualmente. Isso ocorre, pois a empresa recebe também uma via de um Documento Auxiliar e utiliza este documento para a consulta e para entrada das informações em seu(s) sistema(s) de gestão.

Para apenas um documento, este é um processo simples de ser feito, mas considerando um grande volume de documentos, pode se tornar inviável. Frente a essa situação é interessante implantar mecanismos que possam automatizar essas etapas.

Você sabe quanto tempo sua empresa gasta nas atividades de recepção de mercadorias e conferência manual das Notas Fiscais eletrônicas?

Você sabia que é obrigatória a guarda das Notas Fiscais eletrônicas e Conhecimentos de Transporte eletrônicos recebidos?

Você sabia que o Fisco pode autuar empresas caso elas não tenham efetuado o armazenamento dos arquivos fiscais eletrônicos recebidos?

Podemos enumerar uma dezenas de problemas encontrados pelas empresas;

Falta de padrão no processo de recebimento dos arquivos de NF-e, NFS-e e CTe.

Desperdício de tempo no processo manual de conferência de DANFE e DACTE.

Probabilidade de erros na digitação manual das Notas eletrônicas de entrada.

Armazenamento não automatizado.

Sistemas tradicionais de ERP não possuem automatização.

Não há nas empresas um local/setor único para a recepção dos arquivos.

Não há definido quem são as pessoas responsáveis pela execução d oprocesso.

Na maioria das vezes não há um processo bem definido.

Desperdício de tempo no processo manual de conferência de DANFE e DACTE.

Necessidade de verificar a validade de cada documento auxiliar recebido através da digitação da chave de acesso.

É preciso conferir se o arquivo eletrônico foi realmente disponibilizado pelo fornecedor, transportador ou prestador de serviços.

É preciso digitar manualmente os dados dos documentos eletrônicos dentro do Sistema de Gestão(ERP).

Consulta dos documentos feita de forma manual no portal da Secretaria de Fazenda Estadual, no Portal NF-e/CT-e ou nos Portais de cada Prefeitura.

Probabilidade de erros na digitação manual das Notas eletrônicas de entrada.

Informações erradas podem gerar um efeito cascata nos processos internos.

Problemas no controle de estoque devido a entrada errada das quantidades dos produtos adquiridos.

Erro nos fechamentos contábeis devido a entrada errada dos valores e alíquotas das notas e conhecimentos eletrônicos.

Lançamentos de valores e quantidades em centros de custos errados.

Informação errada da Natureza de Operação.

Falhas na amarração da nota de compra com a ordem de compra/pedido.

Falta de segurança na guarda das informações.

Não há uso de um Banco de Dados.

As informações são armazenadas em diretórios/pastas de um computador.

Não há um repositório exclusivo para documentos fiscais eletrônicos.

As informações ficam armazenadas em locais diferentes.

São utilizados computadores comuns e não servidores.

Não há rotinas de backup que garantam a guarda dos arquivos eletrônicos.

Não é dada devida atenção no processo de armazenamento e guarda dos documentos eletrônicos.